Hinweisgeber*innentool

Zweck und Rechtsgrundlagen
Die nachfolgende betriebliche Richtlinie dient der Umsetzung des Hinweisgeber*innenschutzgesetzes (HSchG, BGBl. I Nr. 6/2023 in der jeweils geltenden Fassung). Es wird ein unternehmensinternes Hinweisgeber*innensystem („Whistleblowing-Meldesystem“) geschaffen, welches Mitarbeiter*innen ermöglicht, Rechtsverstöße in den vom HSchG erfassten Bereichen über einen elektronischen Briefkasten zu melden. Zweck des Hinweisgeber*innensystems ist die Förderung der Aufdeckung betrieblicher Missstände (Rechtsverletzungen) bei gleichzeitigem Schutz der die Aufdeckung unterstützenden Mitarbeiter*innen vor Vergeltungsmaßnahmen sowie der von Hinweisen betroffenen Personen vor falschen Beschuldigungen.

Persönlicher und sachlicher Geltungsbereich
Die Richtlinie gilt für alle im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer*innen und freien Dienstnehmer*innen einschließlich der an das Unternehmen überlassenen Arbeitskräfte.

In sachlicher Hinsicht gilt die Richtlinie für Hinweise (Meldungen) auf Rechtsverletzungen in einem der folgenden Bereiche:

• Öffentliches Auftragswesen,
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und -konformität,
• Verkehrssicherheit,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
• öffentliche Gesundheit,
• Verbraucherschutz,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 Strafgesetzbuch (StGB).

Hinweisgeber*innen
Als Hinweisgeber*innen gelten Personen, die Informationen über den Verdacht von Rechtsverletzungen in einem der vorstehend genannten Bereiche weitergeben. Die von einem/einer Hinweisgeber*in weitergebenen Informationen werden in dieser Richtlinie als Hinweise oder Meldungen bezeichnet (beide Begriffen werden in weiterer Folge mit gleicher Bedeutung verwendet).

Einbringung von Hinweisen
Für die Einbringung von Hinweisen wird ein elektronischer Briefkasten eingerichtet. Dieser ist – vorbehaltlich allfälliger kurzfristiger Wartungsarbeiten oder unvorhersehbarer technischer Störungen – rund um die Uhr über den folgenden Link verfügbar.

Hinweise können entweder anonym oder unter Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person erfolgen. In beiden Fällen wird durch technische Sicherheitsmaßnahmen die Vertraulichkeit der digitalen Kommunikation gewährleistet.

Bearbeitung von Hinweisen
Einlangende Hinweise werden von der in unserem Unternehmen eingerichteten Compliance- und Whistleblowing-Meldestelle (interne Meldestelle) erfasst und bearbeitet. Die interne Meldestelle besteht aus einer oder mehreren Personen, die weisungsfrei tätig sind und bei der Bearbeitung von Hinweisen unvoreingenommen und unparteilich vorzugehen haben. Diese Person/en sind per Einverständniserklärung als interne Beauftragte für die Meldestelle nominiert.

Die interne Meldestelle ist für Mitarbeiter*innen auch unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichbar: whistleblower@psz.co.at Über diesen Mail-Account können Hinweise per E-Mail übermittelt oder Termine für eine persönliche Vorsprache (sofern von Hinweisgeberseite gewünscht) vereinbart werden.

Die interne Meldestelle hat dem/der Hinweisgeber*in den Eingang eines schriftlichen Hinweises im Regelfall unverzüglich, spätestens jedoch binnen sieben Kalendertagen zu bestätigen (§ 9 Abs. 1 HSchG) und spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises bekanntzugeben, ob und welche Folgemaßnahmen ergriffen worden sind oder aus welchen Gründen der Hinweis nicht weiterverfolgt wird (§ 13 Abs. 9 HSchG).

Die interne Meldestelle unterliegt strengen Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflichten in Bezug auf gemeldete Sachverhalte, einschließlich des Schutzes der Identität von Hinweisgeber*innen und aller von Hinweisen betroffenen Personen. Auf die gemeldeten Daten können ausschließlich die Mitarbeiter*innen der internen Meldestelle zugreifen, andere Personen (insbesondere auch die Mitglieder der Geschäftsleitung) sind weder rechtlich noch EDV-technisch zum Zugriff befugt.

Befangenheit von Mitarbeiter*innen der internen Meldestelle
Mitarbeiter*innen der internen Compliance- und Whistleblowing-Meldestelle haben bei Vorliegen von Umständen, die unter Anwendung eines objektiven Maßstabes Zweifel an der Unvoreingenommenheit und Unparteilichkeit begründen, die Bearbeitung bzw. die Mitwirkung an der Bearbeitung von Hinweisen zu unterlassen und bei der Geschäftsleitung ihre Befangenheit zu erklären. Als zweifelsbegründende Umstände (Befangenheitsgründe) zählen neben der eigenen Betroffenheit vom gemeldeten Sachverhalt insbesondere familiäre oder freundschaftliche Beziehungen zur hinweisgebenden Person oder zu einer vom Hinweis betroffenen Person. Die Bearbeitung des Hinweises ist diesfalls in Abstimmung mit der Geschäftsleitung an eine geeignete Ersatzperson zu übertragen.

Schutz der hinweisgebenden Personen
Personen, die Hinweise einbringen und zum Zeitpunkt der Einbringung auf Grundlage der ihnen verfügbaren Informationen und eines durchschnittlichen Allgemeinwissens (ohne juristische Kenntnisse) annehmen können, dass die von ihnen gegebenen Hinweise wahr sind und in den Geltungsbereich des Hinweisgeber*innenschutzgesetzes fallen (vgl. § 6 Abs. 1 HSchG), stehen unter dem gesetzlichen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen. Demnach ist jegliche Maßnahme (z.B. Kündigung, Versetzung, negative Leistungsbeurteilung, Nötigung, Mobbing, Diskriminierung etc.), die

in Vergeltung eines – im Sinne des vorigen Satzes – berechtigten Hinweises erfolgt, absolut unzulässig (§ 20 HSchG). Derselbe Schutz gilt auch für Personen, die Hinweisgeber*innen unterstützen (z.B. als Auskunftsperson, Zeuge o.ä.) oder diesen persönlich nahestehen (z.B. Familienangehörige) (vgl. § 2 Abs. 3 HSchG).

Schutz von betroffenen (z.B. verdächtigten) Personen
Die von einem Hinweis betroffenen (z.B. unter Verdacht stehenden) Personen sind vor Vorverurteilungen, falschen Beschuldigungen und Diffamierungen zu schützen. Es gilt der Grundsatz der Unschuldsvermutung. Die Identität von betroffenen Personen ist strikt geheim zu halten und darf ohne deren Zustimmung gegenüber niemandem – außer gegenüber der internen Compliance- und Whistleblowing-Meldestelle – offengelegt werden.

Datenschutz und Datensicherheit
Bei sämtlichen Agenden im Zusammenhang mit dem Hinweisgeber*innensystem sind die Bestimmungen der DSGVO zu beachten. Die in der DSGVO vorgesehenen Informations-, Auskunfts- und Löschungsrechte sind hingegen dann eingeschränkt, wenn dies zum Schutz der Identität des Hinweisgebers oder zur Vermeidung von Verschleppungsversuchen einer verdächtigten Person erforderlich ist (§ 8 Abs. 9 HSchG).

Unternehmensinterne Zusammenarbeit
Die interne Compliance- und Whistleblowing-Meldestelle arbeitet – soweit dies nach sachlichem Ermessen im jeweiligen Einzelfall zweckdienlich erscheint – mit anderen unternehmensinternen Stellen zusammen (Geschäftsführung, Geschäftsleitung, Personalabteilung, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter). Eine Zusammenarbeit und Abstimmung mit den genannten Stellen ist insbesondere bei der Festlegung allfälliger Folgemaßnahmen, die aufgrund von Ermittlungsergebnissen zu ergreifen sind, anzustreben, es besteht jedoch keiner Weisungsbefugnis oder Steuerungs- bzw. Auskunftsrecht dieser Stellen in Bezug auf die Einzelfälle über die gesetzlichen Grundlagen im Rahmen der Bearbeitung durch die Meldestelle hinaus.

Die Behandlung von aufgedeckten Missständen (Rechtsverstößen) und die weitere Vorgehensweise sollen stets unter Berücksichtigung der Interessen des Unternehmens und aller beteiligten Personen erfolgen. Als zentrale Leitlinie gilt dabei, dass die unternehmensinterne Abklärung von gemeldeten Missständen (Rechtsverstößen) stets Vorrang vor der Einschaltung externer Stellen (z.B. Staatsanwaltschaft, Strafgericht, Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung) haben sollte, solange keine gesetzliche Pflicht zur Anzeige bei behördlichen Einrichtungen besteht.

Hinweise zur Anwendung

Elektronischer Briefkasten für anonyme Hinweise (Whistleblowing)

Whistleblowing kommt aus dem Englischen und bedeutet „verpfeifen“, „aufdecken“, „auf etwas aufmerksam machen“. Eine Whistleblowerin / ein Whistleblower ist demzufolge eine Person, ein*e Hinweisgeber*in, die Missstände innerhalb der Organisation aufdeckt und an eine eigens dafür eingerichtete Stelle meldet.

Mittels dieses elektronischen Briefkastens können Hinweisgeber*innen Hinweise, Verstöße oder vertrauliche Informationen an die interne Meldestelle melden. Die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeberin* / des Hinweisgebers und Dritte im Sinne der DSGVO ist gewährleistet.

Wie kann ich einen anonymen Hinweis geben?

Ihre Meldung können Sie auf folgender Website eingeben: https://report.hintcatcher.com/yTo4BwPS37sWwRomkvTD/

1. Wählen Sie zwischen zwei Möglichkeiten: „Ich möchte eine neue Meldung eingeben“ oder „Ich habe eine Meldung abgegeben und möchte meinen Postkasten einsehen“
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht direkt in das Nachrichtenfeld.
3. Laden Sie bei Bedarf ein Dokument hoch.
4. Datum und Uhrzeit eingeben.
5. Senden
6. Die autorisierte Person wird über eingehende Meldungen informiert.

Hinweis: Der Upload erfolgt anonym.

Was passiert mit dem Hinweis?
Binnen 7 Tagen nach Eingang des Hinweises erfolgt eine Bestätigung über den eingebrachten Hinweis in Ihrer Postbox. Der Hinweis wird von der in der PSZ verantwortlichen Person in anonymisierter Form überprüft.
Die/den Hinweisgeber*in wird innerhalb drei Monaten über die Untersuchungsschritte und Folgemaßnahmen informiert.